Noodopvolging - OASE

Goed ondernemerschap vraagt om vooruitkijken. Dus ook naar situaties die u liever niet onder ogen ziet. OASE staat voor Overlijden, Arbeidsongeschiktheid, Stoppen met werken en Echtscheiding – ingrijpende gebeurtenissen die plotseling kunnen ontstaan en diepe impact hebben op uw onderneming én uw familie.

Juist op die momenten is helderheid onmisbaar. Niet alleen om de continuïteit van het bedrijf te waarborgen, maar ook om rust, vertrouwen en verbondenheid te behouden tussen alle betrokkenen.

Een noodopvolgplan is daarom geen formaliteit, maar een vorm van vooruitzien en zorgdragen. Niet vanuit doemdenken, maar vanuit wijs rentmeesterschap. Want wanneer de ondernemer (tijdelijk) wegvalt, komen vragen over leiding, eigendom en zeggenschap direct samen. Wie neemt verantwoordelijkheid? Wie bewaakt de continuïteit? En hoe blijven besluiten genomen worden, juist wanneer emoties en belangen door elkaar lopen?

Vastleggen van afspraken
Tegelijkertijd gaat het om meer dan structuur alleen. Een goed OASE-plan houdt rekening met de mensen achter de organisatie. Het biedt houvast aan medewerkers, rust aan familieleden en duidelijkheid aan alle betrokkenen. Zo blijft er ruimte voor wat er echt toe doet, terwijl de continuïteit van de onderneming geborgd is. In de praktijk vraagt dit om een samenhang van afspraken en documenten die op elkaar aansluiten en direct werken wanneer dat nodig is.

De afspraken die worden gemaakt voor de aspecten leiding, eigendom en zeggenschap dienen tijdig te worden vastgelegd, zodanig dat op het moment van de noodsituatie onduidelijkheden en discussies zoveel mogelijk worden voorkomen. Een goede vastlegging zorgt ervoor dat alle betrokken partijen weten waar ze aan toe zijn. Deze vastlegging gebeurt in de volgende documenten:

• Noodopvolgplan– afspraken over de opvolging bij een noodsituatie, dit betreft zowel leiding als eigendom en zeggenschap;
• Statuten van de vennootschap– regels over eigendom, zeggenschap en leiding, onder andere door middel van een aanbiedingsplicht van aandelen en de benoeming van het bestuur en het regelen van haar bevoegdheden;
• Directiereglement– afspraken inzake directie, dit betreft (dagelijkse) leiding; 
• Notulen Algemene Vergadering van aandeelhouders– benoeming van een tijdelijke bestuurder bij ontstentenis of belet;
• Testament– de wilsbeschikking van de eigenaar, dit betreft het eigendom;
• Levenstestament- wilsbeschikking voor situaties waarin men niet meer in staat is om zaken zelf te regelen, dit betreft zakelijke (financiële) belangen en medische, persoonlijke zaken (lees hier meer over het levenstestament);
• Volmachten/procuraties– handelings- en tekeningsbevoegdheid in met name te noemen situaties.

Met de inrichting van de juridische structuur kan geanticipeerd worden op noodopvolging. Denk bijvoorbeeld aan het inrichten van een STAK (Stichting Administratiekantoor) met specifieke bepalingen t.a.v. de zeggenschap. Ook bestaan er uiteenlopende verzekeringen, zoals bijvoorbeeld een arbeidsongeschiktheidsverzekering, levensverzekering of compagnonsverzekering.

Communicatie
De maatregelen ten behoeve van noodopvolging moeten gecommuniceerd worden naar alle betrokkenen. Denk aan familieleden, management, medewerkers, adviseurs en eventuele externe relaties. Zij dienen te weten wat van hen wordt verwacht en bij wie ze hulp kunnen inroepen. De kracht van een OASE-plan zit uiteindelijk in de rust die het brengt. Rust omdat keuzes al zijn gemaakt en verwachtingen helder zijn. En omdat uw onderneming, ook in onzekere tijden, koers kan houden.

Dat is de essentie: vooruitdenken, om later te kunnen vertrouwen.

Ben jij goed voorbereid, mocht er onverhoop een dergelijke situatie voordoen? We denken graag mee. Neem contact op om te bespreken wat de mogelijkheden zijn.